【地方公務員の仕事】「イベントの企画運営」の業務内容を紹介!

【地方公務員の仕事】「イベントの企画運営」の業務内容を紹介! 公務員の働き方

元公務員フリーランスのレイです。
当サイトをご覧いただきありがとうございます。

この記事では、地方公務員の仕事のうち「イベントの企画運営」について紹介します!

イベントを行う場合、①自らが主催する場合②他の企業・団体が主催するイベントに出展する場合の2パターンが考えられます。

今回は、①のケースについて、筆者自身の経験(某都道府県でイベントの企画運営を担当)を踏まえて紹介します。

 この記事はこんな人におすすめ!
  • 公務員への就職・転職を考えている
  • 現役公務員であるが、イベントの企画運営を担当したことがない
  • 公務員の仕事内容に興味がある

※この記事はかなり長いです。時間に余裕がある時に読むか、見出しだけを飛ばし読みすることをおすすめします。

  1. 公務員の業務内容:イベントの企画運営とは、どんな仕事?
    1. 3月末まで(前年度中)にやること
      1. 予算要求(議会での予算案の可決)
      2. イベント会場の仮予約
    2. 4~5月(イベント7か月半前~5か月半前)にやること
      1. イベント内容の企画
    3. 6月(イベント5か月半前~4か月半前)にやること
      1. イベント運営を委託する事業者の選定・契約手続き
      2. 有識者などへの登壇の打診・内諾を得る
    4. 7月(イベント4か月半前~3か月半前)にやること
      1. 委託事業者との顔合わせ・打合せ
      2. 登壇者の正式決定→依頼文の送付(委託業者経由)
      3. 各登壇者との打合せ(委託業者も同席)
      4. 広報物の掲出に関する準備
    5. 8月(イベント3か月半前~2か月半前)にやること
      1. 各登壇者に講演資料の作成依頼をする
      2. 広報物に掲載する情報を確定させる
      3. 広報物の制作開始
      4. 後援の依頼→後援名義の使用承認を得る
      5. イベント会場の下見→利用契約(賃貸借契約など)
    6. 9月(イベント2か月半前~1か月半前)にやること
      1. 広報物の完成
      2. プレス発表(報道発表)
      3. イベントの参加申込み受付
      4. 広報活動
      5. 講演資料が登壇者から提出される→確認・調整→確定
    7. 10月(イベント1か月半前~半月前)にやること
      1. イベント運営マニュアルの作成
      2. 台本(シナリオ)の作成
      3. 当日配付資料の作成・印刷
      4. 当日配付・配架したい資料がないか、他の部署や関係団体に調査&とりまとめ
      5. イベント当日に手伝ってもらう職員の手配
      6. 障害のある方への対応検討・準備
    8. 直前にやること
      1. 受付名簿の作成・確認
      2. スタッフへの事前説明・マニュアルの共有
      3. 持ち込む備品等の準備・配送手配
    9. イベント当日にやること
    10. イベント終了後にやること
      1. 登壇者への講演料の支払い(委託事業者)
      2. 講演要旨(レポート)の作成&ホームページへの掲載
      3. 委託事業者からの実施報告書の提出
      4. 委託契約の支払い手続き
  2. 行政主催のイベントと民間主催のイベントの違い
  3. まとめ:「イベントはやるものじゃない、行くものだ」

公務員の業務内容:イベントの企画運営とは、どんな仕事?

イベントといっても規模・内容はさまざま。
この記事では、以下のようなイベントを想定して、担当者の業務を紹介していきます。

  • イベント名:★★推進シンポジウム
  • 目 的  :★★に関する意識啓発及び企業の取組促進
  • 主 催  :A県 
  • 後 援  :国の関係省庁、研究機関、経済団体等     
  • プログラム:①基調講演 ②企業の取組事例発表 ③パネルディスカッション
  • 参加対象 :県内企業の経営者及び★★に関する担当者
  • 定 員  :500名(事前申込制)
  • 実施場所 外部の団体が運営するホール
  • 実施時期 20XX年11月中旬

この記事は、筆者が担当したイベントの仕事内容をベースにしています。

実際の業務内容は自治体ごと・事業ごとに異なりますので、ご注意ください。

3月末まで(前年度中)にやること

予算要求(議会での予算案の可決)

イベントの趣旨・目的・テーマ・実施時期といった大まかな内容は、予算要求の時点で決めておく必要があり

イベントに限りませんが、事業の担当者は、予算要求時点(前年度)と実際に企画運営する時点(当年度)で異なる場合が多いです。

前年度の担当者は、予算要求の経緯を含めしっかりと引継ぎを行うことが求められます。

イベント会場の仮予約

予算案が可決されるのは3月末であり、具体的に事業の準備を始められるのは4月以降になります。
このため、前年度中には会場の利用契約はまだできません

しかし、ある程度規模の大きい会場は早い段階で予約が埋まってしまうので、前年度中(概ねイベントの半年~1年前)には仮予約をしておきます。

4~5月(イベント7か月半前~5か月半前)にやること

【地方公務員の仕事】「イベントの企画運営」の業務内容を紹介!

イベント内容の企画

予算要求時に決めた内容を踏まえつつ、イベント内容を具体的に検討していきます。
上司(係長・課長)と協議してテーマ・目的・大まかな内容(方向性)を決定。
登壇者候補をピックアップし、誰にどの順番で登壇を打診していくか、上司の承諾を得ておきます

6月(イベント5か月半前~4か月半前)にやること

イベント運営を委託する事業者の選定・契約手続き

職員は複数の事業を担当しており、イベントの準備・運営をすべて自分達だけで行うマンパワーはありません

ある程度の規模が大きいイベントの場合、業務の一部を外部委託することが多いです。

  1. 仕様書の案を作成し、数社(3社程度)に依頼して参考見積りをもらう。見積もり内容を踏まえつつ、予算の範囲内で契約の予定価格を決める
  2. 契約担当部署と調整して発注に必要な書類を作成し、起案・決定手続きを行う。
  3. 入札情報として案件が公表される。過去に取引がある事業者などに、「●●という案件が公表されているので、よろしければ入札への参加をご検討ください」などと営業する。
  4. 入札への参加を検討している企業から質問が来る。質問・回答の内容は他の事業者にも公開され、契約内容にも反映されるため、慎重に回答する。
  5. 開札(落札業者 or 落札者なし が決定)
  6. 契約担当部署にて契約手続き
  7. 事業担当者と落札事業者で打合せを開始

落札する事業者が決まる日(開札日)は、結果がわかるまで落ち着きません。
ドキドキそわそわ…。

競争入札で一番恐れるのは、落札者なし(=入札不調)になってしまうこと。

入札不調に終わって再度公募する場合かなりのタイムロスになってしまいます…。
(契約担当部署は最優先で対応してくれますが…。)

次に恐ろしいのは、“安かろう悪かろうな事業者にあたること。

過去に取引実績がない事業者予定価格より大幅に安い金額で落札した場合、担当者は大きな不安を抱えることになります…。

行政機関は、特定の業者を優遇することはできません。
でも、費用対効果を考えれば、信頼できるなじみの業者に委託したいのが本音です。

競争入札は、公平性・金額面では良いですが、非効率的な方法だなと思います。

有識者などへの登壇の打診・内諾を得る

私が担当したイベントでは、登壇者の選定も委託契約の内容に含めていました
しかし、委託事業者者決定後に着手するのでは、登壇者のスケジュール確保が間に合わないおそれがあります。 

このため、実際には職員(筆者)が登壇者候補を選定し、予め内諾を得ておきました

 

7月(イベント4か月半前~3か月半前)にやること

このあたりから、同時進行のタスクが多くなり、スケジュール管理が大変になっていきます。 

委託事業者との顔合わせ・打合せ

委託事業者が決まったら、運営体制(どういうメンバーで事業を担当するか)や事業計画(何をどのようなスケジュールで進めるか)などを書面で提出してもらいます。

登壇者の正式決定→依頼文の送付(委託業者経由)

事前に内諾を得ている登壇者(候補)のリストを委託事業者に渡し、講演料などを協議・合意した上で、正式に登壇者を決定・依頼します。

各登壇者との打合せ(委託業者も同席)

登壇者への正式な依頼をした後、各登壇者と個別に打合せをします。

イベント趣旨・目的の説明や、登壇者の見識・意見・取り組んでいることなどをヒアリングします。

その後、打合せ内容を踏まえ、各登壇者にどのような話をしてもらうかや、パネルディスカッションの内容を検討します。

各登壇者が話す内容が重複しないように留意し、最大限充実した内容にすることを目指します。

広報物の掲出に関する準備

委託事業者や登壇者との打合せと同時進行で、広報に向けた準備を進めていきます。

・新聞広告
 ①新聞社に連絡して、広告枠を確保してもらう。
 ②新聞広告掲載委託の広告代理店を決める契約手続き(競争入札)
 ③新聞広告のデザインを制作する業者の契約手続き(随意契約)
  ※金額が低いため、競争入札ではなく数社の相見積もりで決定する。

・雑誌広告
 新聞広告と同様の手続きをする

・電車広告
 ①鉄道会社(JRなど)に連絡して、広告枠を確保してもらう。
 ②電車広告掲載委託の広告代理店を決める契約手続き(競争入札)
  ※ポスターの制作はイベント委託契約に含まれるため、別途契約は不要

・その他:自治体の広報誌、デジタルサイネージ、SNS、動画など
 広報担当部署に掲載時期等の希望を伝えて枠を確保する。
 他事業との競合・調整があるため、早い段階で枠を押さえる必要がある。
 ※掲載媒体によっては、前年度のうちから意向調査が行われる場合もある。

新聞、雑誌、電車…やり取りの相手が沢山いて大変だね。
これらもイベントの委託契約に含めて、まとめて委託事業者に任せちゃえばいいのに

それも不可能ではないんだけど、原則NGだったんだよね~。

一本の委託契約にあれこれと盛り込むと、業務が1事業者に集中してしまい、他の事業者の受注機会が失われてしまいます。
このため、私がいた某都道府県では、あまり望ましくないこととされていました。

担当者としては、契約が複数に分かれ、やり取りする事業者も複数になってしまうので、事務負担が増えて大変ですが……。

その分、「広告って、こういう手続きや仕組みで掲載されるんだ」と学ぶことができましたた

8月(イベント3か月半前~2か月半前)にやること

各登壇者に講演資料の作成依頼をする

各登壇者に資料の作成依頼をします(作成期間:1~2か月程度)。
その際、打合せでヒアリングした内容を踏まえ、主催者としてどのような内容で講演してほしいと考えているか意向を伝えます

広報物に掲載する情報を確定させる

チラシ・ポスターなど広報物の印刷スケジュールを踏まえて、広報物に掲載する内容を早めに確定させる必要があります。

このため、登壇者からの資料が出そろう前に、基調講演やパネルディスカッションのタイトルといった主な情報のみ先行して調整・決定していきます。

広報物の制作開始

チラシ・ポスター・新聞広告などの広報物を制作していきます。

制作開始段階では講演のタイトルなどの情報が確定していない場合もありますが、暫定の内容で制作を進めつつ、順次情報を差し替えていきます。

印刷に時間がかかりますし、内容を確認する人が多数いる(登壇者、係長、課長、部長、広報担当などなど)ので、できるだけ前倒しで進めていくのが理想です。

上司が細かい人の場合、修正地獄に陥いることが多々あります……。
「それは単なるあなたの好みだろ!」と内心不満を思ったりしますが、粛々と修正を行います。

後援の依頼→後援名義の使用承認を得る

行政機関主催のイベントでは、関係機関・団体(国の省庁、経済団体、福祉団体など、イベントに関係する主要な団体)に後援してもらうことが多々あります。

イベントのチラシや看板などで、「主催:●●、後援:★★」といった表記を目にしたことはありませんか?

関係機関等から後援してもらうことで、他の団体とも連携して事業を実施していることを対外的にPRできる効果があります。

また、後援団体に所属している人の参加や、後援団体による広報活動への協力も期待できます。

イベント会場の下見→利用契約(賃貸借契約など)

前年度中に仮予約しておいた会場を委託事業者とともに下見して、当日の動線、会場のレイアウト、必要な備品などを確認します。

下見が終わったら、利用する会場や付帯設備(マイク・椅子・照明など)を正式に決定し、契約を締結します。

※筆者が担当したイベントの場合は、ある程度イベントの内容(テーマや主な講演者など)が決まってからでないと、会場の利用契約に応じてもらえませんでした。

9月(イベント2か月半前~1か月半前)にやること

【地方公務員の仕事】「イベントの企画運営」の業務内容を紹介!

これまで水面下で準備してきたことを公表していきます!ドキドキ

広報物の完成

チラシ・ポスターなど広報物の印刷は、プレス発表までに終わらせておきます。

プレス発表(報道発表)

報道機関向けにプレス発表を行います。

プレス発表当日に向けて、部署の広報担当や自治体全体の広報担当と調整し、日程報道機関に配付する資料を固めていきます。

プレス発表には、
①会見で知事自ら発表する場合
②資料(&チラシ)を配るだけの場合
があります。

イベントについては、大規模だったり知事自体の関心が高いものでない限り、だいたい②になるかな。

知事会見の案件になった場合は、会見用のスライド・読み原稿を作成したり、事前に知事にレクチャーしたりする必要があります。忙しい~!

プレス発表の時間と同時に、ホームページ上に情報を公開します。
また、事前申込制のイベントの場合は、申込み受付を開始します。

イベントの参加申込み受付

委託事業者が用意した申込みフォームで申込みを受け付け、受付状況を日報で報告してもらいます。
※ホームページや申込みフォームについて、委託するか自前で用意するかは、契約内容によります。

申込み人数が伸び悩むと、上司からプレッシャーをかけられることも……。

ゔぅ、胃が痛い……。

なお、広く一般の県民(県内企業)から参加申込みを受け付けながら、それとは別に、関係者(登壇者が所属する団体の従業員など)や来賓(議員など)などへの参加案内を送ることもあります

広報活動

予め手配しておいた新聞広告などが順次掲載されるので、実際の紙面を見て問題がないか確認します。


実際に掲載された広告を見ると、「いよいよ本格的に動き出したな~」と実感が沸きます。

また、商工会議所や各業界団体、他の自治体などにチラシを郵送し、配布・配架を依頼します(事前に電話で連絡する場合と、連絡なしに送る場合がある)。

講演資料が登壇者から提出される→確認・調整→確定

登壇者が作成した資料は、基本的には修正しません。
明らかな誤りや、行政の立場として不適切な表現があった場合のみ、修正の提案・調整を行います。

10月(イベント1か月半前~半月前)にやること

イベント当日に向け、運営マニュアルや台本などを作っていきます
基本的には委託事業者が作成しますが、内容の確認・修正指示などを繰り返すので、担当者の事務負担も大きいです。

イベント運営マニュアルの作成

委託事業者が運営マニュアルを作成します。

マニュアルには、「各スタッフの役割分担」「当日のタイムスケジュール」「ステージ上のレイアウト」「座席配置」「登壇者の動線」「準備する機器・設備・備品」「非常時の対応」などを盛り込みます。

当日だけ参加するスタッフも多数いるので、誰が見ても必要な情報を共有できる内容にする必要があります。

台本(シナリオ)の作成

委託事業者が台本(シナリオ)を作成します。

台本には、「司会のナレーション原稿」「登壇者の登壇・降壇のタイミング」「投影するスライドの内容」などを、分刻みで指定・まとめます。

今回の事例のようにパネルディスカッションがある場合、「どういう質問を」「誰に」「どの順番で振っていくか」なども台本にある程度記載しておきます。

台本でガッチリ固めすぎるとつまらなくなるし、かといって完全に自由に話をされると収集がつかなくなりかねない。
バランスに気をつけて作成する必要があるね。

当日配付資料の作成・印刷

イベント当日に会場で配付する資料(冊子)を、委託事業者が作成・印刷します。
冊子には、当日のプログラムや登壇者が作成した講演資料を記載します。

当日配付・配架したい資料がないか、他の部署や関係団体に調査&とりまとめ

多くに人が集まるイベントは、事業をPRするチャンス
PRしたい事業がある場合は、イベント開催の1週間前くらいまでに、チラシを直接または郵送で届けてもらいます。

イベント当日に手伝ってもらう職員の手配

イベント当日には、周囲(同じ部署や近くの部署)の職員に運営を手伝ってもらう場合があります。

委託事業者にすべて任せることも契約上は可能なのですが、来賓対応やトラブル対応など、職員が担当した方が望ましい役割もあります。


他の職員に協力してもらう場合は、イベントへの参加を踏まえて仕事のスケジュールを調整してもらう必要があるので、遅くとも1か月前には人員を確保しておくことが望ましいです。

障害のある方への対応検討・準備

私が担当したイベントでは、事前申込みフォームの中に、障害がある場合(配慮が必要な場合)は予め知らせてもらう項目を設けていました。

実際に該当者からの申込み・申し出があった場合は、障害の内容や本人の希望に応じて、以下のような対応をする必要があります。

  • 視覚障害の場合→講演資料から文字情報のみ抽出したテキストファイルを事前に送る
  • 聴覚障害の場合→手話通訳を手配する 
  • 車いすの場合→出入りしやすい場所に車いすの方専用の席を用意する など

直前にやること

受付名簿の作成・確認

関係者・来賓・その他などに分けて名簿を作成します。
障害者など特別な対応が必要な人については、備考欄にその旨を明記しておきます。

スタッフへの事前説明・マニュアルの共有

イベント当日の2~7日前頃に、運営マニュアルを基に、スタッフ(当日手伝ってもらう職員)への説明を行います。
※委託事業者側で手配するスタッフへの説明は、委託事業者にお任せ

持ち込む備品等の準備・配送手配

漏れがないかを入念に確認し、前日(または当日の朝)に会場に届くよう配送を手配します。

イベント当日にやること

【地方公務員の仕事】「イベントの企画運営」の業務内容を紹介!

いよいよ集大成の日。

当日の受付開始前にやることは、会場の設営や、配付資料セットを作る作業(講演資料をまとめた冊子・事業の案内チラシ・アンケートを封筒に入れる)など。

配付資料セットは、事前に作っておいて搬入する場合もあれば、当日に作ることもあります。

人海戦術でバーッとやった方が速いから、当日にやる方が効率はいいかも。

登壇者が会場に到着し、来場者の受付が始まると、いよいよ慌ただしくなっていきます

受付って、小さなトラブルが起きやすいよね。
事前申込み制にしていても、当日ふらっと来場する人もいそう
当日受付は一切できないの?

私が担当したイベントでは、念のため当日受付用の席も20~30席くらい用意していたよ。
事前申込をした人の欠席も一定数あるので、席が足りなくなる心配はなかったよ。

注目度の高いイベントだと、報道機関(マスコミ)などによる取材が入ることもあるよね。

取材が入る場合は、報道機関用の席を用意したり腕章を渡したり管理職が取材に応じたり……。
やることが増えて更に忙しくなるけど、イベント内容を広く知ってもらえるチャンスなので、ありがたいです!

イベントの主担当者は、準備してきたことを滞りなく、トラブルなく完遂できることを祈りながら、動き回ります。

イベントの進行状況をチェックしつつトランシーバーでスタッフから各持ち場の状況を聞き、随時質問・相談に回答・対応を指示していく。

イベント当日は気が休まることはありません。とにかく必死です。

イベントが終了したら来場者からアンケートを回収し、登壇者に挨拶をして、撤収作業を行って終了です。

イベント終了後にやること

イベントが終わったら、一段落!
一息ついたら、残務処理を進めていきます。

登壇者への講演料の支払い(委託事業者)

私が担当したイベントでは、講演料の支払いも委託内容に含めていたので、委託事業者が支払いを行いました。

※講演料の支払いを委託事業者と主催者(自治体)のどちらが行うかは、契約内容によります。

講演要旨(レポート)の作成&ホームページへの掲載

委託事業者がレポートを作成し、担当者が内容を確認した後、登壇者に確認してもらいます。
確認・修正が完了したら、ホームページに掲載し、来場しなかった人にも参考にしてもらえるよう公開します。

委託事業者からの実施報告書の提出

委託事業の履行確認のため、委託事業者から実施報告書を提出してもらいます。
報告書に記載されるのは、来場者の人数や来場者アンケートの集計結果など。

来場者アンケートの中で、「イベントに参加してよかった」旨のコメントを見ると、頑張ってよかった~と充実した気持ちになります。

厳しいコメントや改善を求めるコメントも、次年度以降の参考になるので、ありがたいです。

委託契約の支払い手続き

実施報告書の内容に問題がないことを確認したら、支払いの手続きを行い、必要な仕事はすべて終了です。

行政主催のイベントと民間主催のイベントの違い

民間でイベント企画運営したことはありませんが……。
行政と民間の違いとして考えられるものをピックアップしてみました。

民間が主催するイベントとの違い(例)
  • 予算を前年度中に要求・確保しておかなければならない。
  • 契約手続きなど各種準備・手続きに時間がかかる
  • 外部の事業者に委託する場合、原則として競争入札で事業者を決定する必要がある。落札者次第で担当者の負担が大きく変わる。
  • 関係者・関係部署がめちゃくちゃ多い→調整に時間がかかる
  • 行政が発信する内容として不適切な内容がないか、十分に注意する必要がある。
  • 参加料は無料が原則。
  • 広告に使える予算が少ないため、無料でできる・してもらえる方法も駆使して広報活動を行う。

まとめ:「イベントはやるものじゃない、行くものだ」

ここまで読んでいただいたあなた、お疲れ様でした!
筆者も、この記事を書くのに丸2日かかってしまい、疲労困憊です……(苦笑)。

それだけ、イベントの企画運営の仕事は、多岐にわたるということですね。

たった1日~数日のイベントのために、これだけ膨大な仕事を、基本的には一人(+委託事業者)で担当することになります。

私はイベントの企画運営を3回担当したことがありますが、毎回(心の中で)泣きべそをかきながら必死にタスクをこなしていました

関係者との調整も多いし、契約など順番を間違えると間に合わなくなるものも多いから、進捗管理が極めて重要だね。

来場者2000人規模&知事も来場するイベントを担当した同僚は、
「イベントはやるものじゃない、行くものだ」
という名言(?)をつぶやいていたよ!

それだけ大変な業務なんだね~。
僕はイベント事業を担当したことがないけど、何かのイベントに行くときには、裏側の苦労に感謝しようと思うよ。


最後まで読んでいただき、ありがとうございました!